HR:n arjen yllättävä pullonkaula: henkilöstökuvat
Henkilöstökuvat mielletään usein pieneksi ja yksinkertaiseksi osaksi yrityksen arkea. Jokaisesta työntekijästä tarvitaan yksi kuva, esimerkiksi nettisivuille, sisäisiin järjestelmiin tai kulkulupaan.
Käytännössä kuitenkin tämä näennäisesti pieni kokonaisuus muodostuu monessa organisaatiossa yllättävän aikaa vieväksi ja hajanaiseksi prosessiksi. Erityisesti HR:n näkökulmasta henkilöstökuvien hallinta sisältää useita arkea kuormittavia vaiheita, jotka jäävät usein huomaamatta.
Hajautuneiden kuvien kerääminen hidastaa arkea
Kun kuvia ei saada yhdellä kertaa talteen, niiden kerääminen jatkuu eri kanavien kautta.
Osa työntekijöistä lähettää kuvan sähköpostitse, osa viestintäkanavien, kuten Teamsin kautta, ja osa ei toimita kuvaa ilman erillistä muistutusta. HR joutuu seuraamaan useita lähteitä ja varmistamaan manuaalisesti, että kaikki tarvittavat kuvat on saatu.
Epäyhtenäinen materiaali vaikeuttaa käyttöä
Useista lähteistä kerätyt kuvat vaihtelevat usein laadultaan ja formaatiltaan. Tiedostonimet ovat epäjohdonmukaisia, resoluutio vaihtelee ja rajaukset eroavat toisistaan.
Tämä aiheuttaa lisätyötä erityisesti ulkoisessa viestinnässä, jossa visuaalinen yhtenäisyys on keskeistä.
Vanhentuneet kuvat heikentävät uskottavuutta
Monissa organisaatioissa henkilöstökuvia päivitetään harvoin. Tämän seurauksena käytössä voi olla kuvia, jotka eivät enää vastaa työntekijän nykyistä roolia tai ulkoista olemusta.
Vanhentuneet kuvat eivät ainoastaan heikennä visuaalista yhtenäisyyttä, vaan voivat myös vaikuttaa yrityksen uskottavuuteen erityisesti asiakasrajapinnassa.
Eri ajankohtina ja eri taustoilla otetut kuvat heikentävät visuaalista yhtenäisyyttä
Manuaalinen käsittely vie merkittävästi aikaa
Henkilöstökuvien hallintaan liittyy usein näkymätöntä, mutta aikaa vievää manuaalista työtä. Kuvia rajataan, muokataan, tallennetaan eri formaatteihin ja siirretään useisiin järjestelmiin.
Vaikka yksittäinen toimenpide on nopea, kokonaisuus kasvaa merkittäväksi erityisesti suuremmissa organisaatioissa tai tilanteissa, joissa henkilöstössä tapahtuu muutoksia.
Pienestä tehtävästä jatkuva prosessi
Yksittäinen henkilöstökuva ei itsessään ole suuri haaste. Kuitenkin, kun työntekijöitä on useita ja kuvia tarvitaan eri käyttötarkoituksiin, ilman selkeää toimintamallia prosessista muodostuu jatkuva ja kuormittava kokonaisuus.
Henkilöstökuvien hallinta ei tällöin ole kertaluonteinen tehtävä, vaan jatkuva prosessi, joka vie aikaa HR:ltä ja muilta tukitoiminnoilta.
Kohti hallitumpaa ja tehokkaampaa toimintamallia
Kun henkilöstökuvien ottaminen ei ole sidottu yhteen kuvauspäivään, vaan työntekijät voivat käydä kuvassa itselleen sopivana ajankohtana ja sijainnissa, prosessi muuttuu merkittävästi sujuvammaksi.
HR:n ei tarvitse huolehtia aikataulujen yhteensovittamisesta tai siitä, että kaikki pääsevät paikalle samana päivänä. Samalla myös työntekijäkokemus paranee, kun kuva voidaan ottaa rauhassa omaan aikatauluun sopivasti.
Yrityksille henkilöstökuvat eivät ole vain kuvia, vaan osa sujuvaa arkea ja resurssien hallintaa. Selkeä ja keskitetty toimintamalli vähentää manuaalista työtä, parantaa visuaalista ilmettä ja vapauttaa aikaa olennaiseen.
